Jeigu pastato administratorius nereaguoja į pranešimus apie bendrojo naudojimo objektų gedimus, pirmiausia reikia ne siųsti dešimtą identišką žinutę, o susikurti aiškų kreipimosi pėdsaką. Užregistruotas pranešimas, nuotraukos, datos ir gauti atsakymai leidžia daug tiksliau spręsti, kas buvo pranešta ir kaip administratorius reagavo.
Tolimesni veiksmai priklauso ir nuo gedimo pobūdžio. Avarija ir mėnesį neatliekamas planinis remontas nėra vienodo skubumo situacijos.
Pirmas lygis – konkretus pranešimas
„Sutvarkykite rūsį“ yra prastas pranešimas.
„Namo X rūsio patalpoje prie antro įėjimo nuo spalio 12 d. iš vamzdyno laša vanduo; spalio 15 d. situacija nepasikeitė; pridedamos nuotraukos“ – daug naudingesnis.
Kuo konkrečiau aprašyta problema, tuo mažiau vietos lieka nesusipratimui.
Gera pastatų priežiūra ir administravimas praktiškai prasideda nuo gebėjimo užregistruoti problemą, nustatyti, kam ji priklauso, ir organizuoti reikalingus veiksmus. Vyriausybės patvirtintuose nuostatuose administratoriaus pagrindinis uždavinys siejamas su bendrojo naudojimo objektų administravimu ir jų priežiūros užtikrinimu.
Antras lygis – priminimas su ankstesnio kreipimosi data
Jei atsakymo nėra, naujame laiške nereikia visko pradėti nuo nulio. Pakanka nurodyti: „Pakartotinai kreipiuosi dėl spalio 12 d. registruoto gedimo…“ ir pridėti ankstesnį susirašinėjimą. Taip sukuriama aiški chronologija.
Jei problema blogėja, tai taip pat reikia parašyti ir pridėti naujas nuotraukas.
Trečias lygis – ar tai jau avarija?
Kartais gyventojas laukia atsakymo el. paštu, nors situacija seniai tapo avarinė.
Jeigu aktyviai liejasi vanduo, kyla elektros pavojus, byra konstrukcijos ar atsirado kita tiesioginė grėsmė, reikia naudoti namui skirtą avarinės pagalbos kanalą. Administratoriaus bendrasis elektroninis paštas nėra avarinės tarnybos pakaitalas.
Ketvirtas lygis – institucinis kreipimasis
Jei kalbama apie paskirto bendrojo naudojimo objektų administratoriaus pareigų vykdymą ir registruoti kreipimaisi ignoruojami, galima vertinti kreipimąsi į savivaldybę, kuri pagal teisės aktuose nustatytą kompetenciją vykdo valdytojų veiklos priežiūrą ir kontrolę.
Kreipiantis jau verta turėti paruoštą trumpą bylą:
| Ką pridėti? | Kodėl svarbu? |
| Pirmojo pranešimo kopiją | Parodo, kada administratorius informuotas |
| Pakartotinius kreipimusis | Parodo problemos tęstinumą |
| Nuotraukas | Fiksuoja faktinę būklę |
| Gautus atsakymus | Leidžia įvertinti administratoriaus poziciją |
| Tikslias datas | Sukuria aiškią įvykių chronologiją |
Tai daug veiksmingiau nei bendras skundas, kuriame nėra nei datų, nei ankstesnių kreipimųsi.
O jeigu problema yra ne administratorius?
Prieš eskaluojant verta įsitikinti, kad gedimas iš tiesų susijęs su bendrojo naudojimo objektu. Jei sugedo tik buto savininkui priklausanti įranga, administratoriaus pareiga organizuoti jos remontą gali apskritai neatsirasti.
Todėl geras pirmasis atsakymas iš administratoriaus turėtų ne tik pasakyti „tvarkysime“ arba „netvarkysime“, bet ir paaiškinti, kam priklauso gedimas ir kas turėtų imtis veiksmų.
Kai administratorius nereaguoja, svarbiausia ne didinti laiškų emocingumą, o gerinti dokumentaciją. Datos, konkretus gedimo aprašymas ir ankstesni kreipimaisi suteikia daug daugiau svorio nei dešimt neformalizuotų telefono skambučių.